Bir işin gecikmesinin sebebi çoğu zaman tasarımın beğenilmemesi ya da çekimin zor geçmesi değil. Asıl zaman kaybı, bilginin doğru kişiden, doğru zamanda ve toplu şekilde gelmemesinden kaynaklanıyor.
Yıllardır farklı sektörlerden markalarla çalışıyoruz ve aynı aksaklıkları tekrar tekrar görüyoruz. Bunları yazmamızın sebebi kimseyi suçlamak değil; çünkü hepsinin basit ve uygulanabilir bir çözümü var. Bir kısmında biz ajans olarak da daha iyi olabiliyoruz.
İşi takip eden bir kişinin olmaması
Özellikle yerel markalarda işletme sahibi her şeye yetişmeye çalışıyor; ajansla ilgili konular da günün arasında kalıyor. Ortada “bu işten ben sorumluyum” diyen biri olmayınca onaylar bekliyor, sorular cevapsız kalıyor ve iki günlük bir iş iki haftaya yayılıyor.
Çözümü basit: markanın tarafında ajansla iletişimden sorumlu tek bir kişi belirlenmeli. Bu kişinin her şeye karar vermesi gerekmiyor; ama bilgiyi toplayıp ajansa iletmesi ve onayları takip etmesi yetiyor.
Herkesin aynı WhatsApp grubunda olması
Grupta işletme sahibi, ortağı, müdür, kasadaki çalışan ve ajans ekibi aynı anda yazıyor. Biri görseli beğeniyor, diğeri rengini değiştirmek istiyor, üçüncüsü bambaşka bir kampanyadan bahsediyor. Hangisinin son karar olduğu anlaşılmıyor ve aynı iş birkaç kez baştan yapılıyor.
Grup tamamen kaldırılmak zorunda değil; ama geri bildirimlerin tek kişide toplanıp derli toplu iletilmesi süreci ciddi şekilde kısaltıyor. Tek mesajda “şunlar değişsin, gerisi onaylı” yazmak, gün boyu gelen dağınık yorumlardan çok daha hızlı sonuç verir.
Brief belli olmadan işe başlamak
“Bir şeyler paylaşalım” ya da “kampanya yapalım” ile başlayan işlerde ne istendiği netleşmeden üretim başlıyor. Sonra çıkan iş beklentiyi karşılamıyor ve geri dönülüyor. Her iş için kısa bir brief, yani birkaç cümlelik bir çerçeve, bu döngüyü kırıyor:
- Ne tanıtılacak, hangi ürün ya da hizmet?
- Kime ulaşmak istiyoruz?
- Ne zaman yayında olmalı?
- Fiyat, kampanya şartı gibi değişmeyecek bilgiler neler?
- Kesinlikle olmasını ya da olmamasını istediğiniz şey var mı?
Çekim günü hazırlıksız gelmek
Çekim planlıyoruz, ekip ve ekipman mekâna geliyor; ama hangi ürünlerin çekileceği belli değil, mutfağın haberi yok, menüdeki yeni ürün henüz hazır değil. Çekim ya yarım kalıyor ya da ertesi güne kayıyor; bu da hem markaya hem ajansa ek maliyet demek.
Çekimden bir iki gün önce ortak bir kontrol listesi üzerinden geçmek bu sorunu neredeyse tamamen ortadan kaldırıyor:
- Çekilecek ürünlerin listesi ve sırası
- Mutfağın ya da ilgili ekibin çekimden haberdar olması
- Ürünlerin çekim saatinde hazır olması
- Mekânın çekim için uygun saati (kalabalık olmayan zaman)
- Çekimde bulunacak yetkili kişi
Yanlış kanal, yanlış zaman
Her konu aynı kanaldan konuşulunca önemli bilgi kayboluyor. Acil bir değişiklik e-postada bekliyor, bir sözleşme detayı gece yarısı sesli mesajla geliyor, onay bir hikâye yanıtında kalıyor. Uzaktan çalışırken yüz yüze görüşmenin sağladığı netlik de olmayınca yanlış anlaşılmalar artıyor.
Biz bunu şöyle çözüyoruz: günlük kısa sorular için mesaj, onay ve dosyalar için tek bir düzenli kanal, ayda bir de yüz yüze ya da görüntülü kısa bir değerlendirme toplantısı. Toplantıda geçen ayın sonuçlarına bakıp gelecek ayın planını birlikte netleştiriyoruz.
Onay sürelerinin belirsiz olması
Paylaşım takvimi hazır ama onay gelmediği için içerik yayına çıkamıyor; kampanya tarihi geçiyor. İşe başlarken onaylar için makul bir süre üzerinde anlaşmak, örneğin “içerikler en geç iki iş günü içinde onaylanır” demek, iki tarafın da planını korur. Süre içinde dönüş olmazsa ne yapılacağı da baştan konuşulmalı.
İyi bir ajans ilişkisi, iki tarafın da işini kolaylaştıran birkaç basit alışkanlıkla kuruluyor: tek sorumlu kişi, derli toplu geri bildirim, net brief ve hazırlıklı çekim günleri. Bizimle çalışmaya başladığınızda bu düzeni ilk toplantıda birlikte kuruyoruz. Merak ettikleriniz için bize ulaşabilirsiniz.